Al puntualizar que los archivos son patrimonio histórico de la nación, de ahí que su integridad debe estar garantizada, José Guadalupe Luna Hernández, coordinador de la Comisión de Archivos y Gestión Gubernamental del Sistema Nacional de Transparencia (SNT), advirtió que las multas impuestas por un manejo inadecuado de estos, destrucción o extravío, son de hasta 150 mil pesos, además de una sanción penal.
El especialista impartió una conferencia en el taller “Principios de Gestión Documental y Archivos”, organizado por el Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales (IAIP) y efectuado en el Teatro Universitario de la UAT.
En entrevista, reconoció el “esfuerzo realizado por el Senado de la República para aprobar el martes pasado, en comisiones de dictamen, la iniciativa presentada y consensada en una buena parte con la sociedad civil y académicos, de la Ley General de Archivos”.
La reforma constitucional 2014, en materia de transparencia estableció la obligación del Congreso de la Unión de expedir tres leyes generales, la de Transparencia, la de Protección de Datos Personales y la de Archivos, explicó.
La verdad es que habían dejado al final el tema más importante que es el de la gestión documental, pensaríamos que los documentos son un aspecto que no tiene importancia e impacto en la vida cotidiana o en el funcionamiento de las administraciones públicas, sin embargo, no es así, precisó a reporteros.
Resaltó que en la actualidad se debe insistir en que son testimonio fiel de lo realizado por todos los servidores públicos, pues contienen “la vida de la sociedad y son testimonio de gestiones, demandas y ejercicio de derechos humanos de la población”.
Por tanto, subrayó que sin una gestión adecuada que permita que los documentos se preserven adecuadamente y estén debidamente organizados para que no se extravíen, “es muy difícil tutelar” el derecho de acceso a la información, la política rendición de cuentas y la protección de datos personales.
La cultura en esta materia ha avanzado en cuanto a la expedición de lineamientos regulatorios, para visibilizar más el tema, pero hay mucho por mejorar; sin embargo, en los estados se va trabajando en los retos que ello implica, asentó.
La legislación establece un estándar nacional y que para los sujetos más débiles, que son los municipios, habrá que realizar políticas focalizadas para intervenir y apoyarlos desde el estado en la gestión de sus archivos; además, prevé la organización de estos registros bajo un mismo criterio en todas las instituciones.
Recordó que las sanciones están definidas desde la propia Ley de Transparencia y en la de Responsabilidades de los Servidores Públicos, principalmente las que se imponen por sustracción de documentos, destrucción o resguardo inadecuado.
Los castigos impuestos son de carácter económico, desde 11 mil hasta 150 mil pesos que debe pagar de su propio bolsillo la persona responsable de la falta, más los que se generen de tipo penal. Los órganos garantes son los responsables de proceder ante una solicitud a la que el sujeto obligado debe responder sobre la existencia o no de un archivo.
El especialista expuso que las sanciones son un tema “en el que todavía no tenemos tan visibilizada la frecuencia de la comisión de las conductas porque faltaba la Ley General”, para tener un criterio homologado.
Aunque –dijo- en la Ley General aun faltan aspectos, como el de la autonomía al Archivo General de la Nación, el cual se va a concretar hasta el año próximo, y la revisión de los sistemas estatales, así como el de la apertura de registros históricos con datos personales, cuyo plazo es de más de 70 años para poder acceder. Finalmente, José Guadalupe Luna Hernández recalcó que los “archivos son patrimonio histórico de la nación, por lo que su integridad debe estar garantizada”.