Con la finalidad de regular la valoración, depuración, destrucción, digitalización, transferencia y resguardo de los expedientes judiciales generados por el Tribunal de Justicia Administrativa (TJA) del estado de Tlaxcala, los magistrados de dicho órgano jurisdiccional emitieron un acuerdo en el que establecen las reglas que habrán de seguir en para la disposición y conversación de la documentación a su cargo.
Con ello, aseguraron, buscan implementar de manera adecuada un Sistema Institucional de Archivos que sea acorde con la estructura orgánica, necesidades, funciones y facultades de ese Tribunal, y “de esta forma, dar cumplimiento a la Ley General de Archivos”.
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El acuerdo, que ya fue publicado en el Periódico Oficial del Gobierno del estado, establece también los criterios y las prácticas destinadas a regular la organización, conservación, disponibilidad, integridad y localización de los documentos de archivo administrativo, así como el destino final de los mismos, y establecer una regulación que prevea, con precisión, cuáles son los procesos archivísticos que les corresponde realizar a cada área del órgano jurisdiccional, con el objetivo de preservar su acervo documental, en términos de lo dispuesto por la normatividad aplicable.
Para ese fin, determinaron que el titular de la Dirección de Archivo y Documentación deberá recibir y resguardar los expedientes judiciales por ponencia, previamente valorados por el órgano jurisdiccional, a través de las magistraturas según corresponda, en conjunto con las y los secretarios de Estudio y Cuenta, así como los documentos remitidos por los titulares de las áreas administrativas que se transfieran conforme a las disposiciones aplicables.
Además, deberá tener a su cargo el archivo de concentración; autorizar el préstamo de expedientes que se encuentren en el archivo de concentración a los servidores públicos autorizados del órgano Jurisdiccional, mediante un vale correspondiente debidamente requisitado; permitir la consulta de expedientes que se encuentren en el archivo de concentración, a las partes autorizadas dentro del expediente judicial, quedando bajo responsabilidad del Director de Archivo y Documentación, establecer los mecanismos necesarios para llevar el control de registro de consulta, entre otros.
Los magistrados establecieron que para asegurar la organización, conservación y pronta localización de los documentos de archivo administrativo en sus tres etapas archivísticas, como son de trámite, concentración e histórico, se deben aplicar los instrumentos de control archivístico, mismos que deberán ser elaborados por el Grupo Interdisciplinario, asimismo deberá expedirse el manual correspondiente para la organización, conservación disponibilidad, integridad y localización de los documentos de archivo en posesión del TJA.
Además, determinaron que los expedientes auxiliares y judiciales de como cuadernos de antecedentes; carpetas falsas; cuadernos accesorios; expedientes varios; copias certificadas: consignaciones de escritos; y comunicaciones oficiales, como exhortos, despachos, requisitorias, deberán ser destruidos, una vez que cumplan seis meses de archivo como asuntos concluidos.
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Para ello, en el acuerdo de archivo de los expedientes auxiliares deberá constar la orden de notificación personal a las partes para acudir al órgano jurisdiccional, dentro de un plazo de noventa días hábiles, a recuperar los documentos originales que hubieren exhibido en el expediente, apercibiéndoles que, en caso de no hacerlo, dichos documentos serán destruidos.
Sin embargo, no serán valorados como destruibles aquellos expedientes auxiliares que encuadren en alguno de los supuestos de relevancia documental previstos, entre otras disposiciones.