Desorganización y falta de especialización en manejo de archivos, detecta el IAIP

Desorganización y falta de especialización, de espacios adecuados y de instrumentos para el manejo correcto de documentos, sobre todo por parte de ayuntamientos y partidos políticos, identificó el Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales  (IAIP), a través del diagnóstico a los archivos de 145 sujetos obligados.

En rueda de prensa, Marlene Alonso Meneses, presidenta de este órgano, informó que en la encuesta aplicada virtualmente, a través de una plataforma electrónica, respondieron 47 de los 60 ayuntamientos, 50 de 57 dependencias del Poder Ejecutivo, tres de cuatro comisiones de agua potable, siete de11 partidos políticos, cinco de seis órganos autónomos, tres de tres fideicomisos y fondos públicos, dos de dos sujetos obligados legislativos (Congreso local y Órgano de Fiscalización Superior (OFS) y dos del Poder Judicial (Tribunal Superior de Justicia y el Consejo de la Judicatura).

Pero 55 por ciento contestó que no han tomado un curso en materia archivística antes de 2017; 48 por ciento dijo que las características del inmueble y mobiliario del archivo no están en condiciones óptimas para desarrollar su labor; 46 por ciento señaló que no hay áreas especialmente destinadas para el archivo; 69 por ciento indicó que el resguardo del acervo no cuenta con ventanas, domos que permitan entrada de luz natural al interior.


En cuanto al tipo de mobiliario colocado para resguardo de documentación, 30 por ciento respondió que se encuentra en cajas de cartón; 44 por ciento en anaqueles; uno por ciento en gavetas; nueve por ciento en archiveros y 16 por ciento en estantes.

Del total, 46 por ciento refirió que el manejo archivístico no está clasificado en correspondencia, trámite, concentración, histórico. 40 por ciento mencionó que no cuenta con instrumentos archivísticos para el control y consulta de documentos, es decir, el cuadro de clasificación archivística, como inventario de transferencia, de bajas documentales o por expedientes; catálogos de disposición documental.

De los encuestados, 39 por ciento aceptó que desconoce la normativa en materia archivística federal y 14 por ciento tampoco conoce la del ámbito local. 67 por ciento carece de manuales de procedimiento archivístico.

Alonso Meneses acentuó que el cuadro de clasificación archivística es básico e importante, además de que es una obligación en materia de transparencia, porque en él  se establece claramente la estructura orgánica de cada sujeto obligado y sus funciones y atribuciones para determinar la función archivística.

Asimismo, destacó que la correspondencia es un nuevo tema “muy específico” incluido en la nueva Ley General de Archivos, pues desde el primer momento de recibida se le debe dar un valor documental y de identificación.

Ante esta condición, concluyó que  es necesaria la capacitación y sensibilización a servidores públicos de los 145 sujetos obligados y la asignación de una partida presupuestal para infraestructura archivística; crear un programa de certificación y un manual tipo de procedimiento, además, adecuar la legislación estatal a la general sobre este tema.

Lamentó que los entes públicos resten importancia a tener un cuadro archivístico y de especializar a quien es responsable del manejo del acervo, pues hay casos en los que la persona tiene estudios de nivel primaria, si bien la mayoría tiene licenciatura en Derecho o Contabilidad y solo una cuenta con doctorado.

Este diagnóstico se realizó del 4 al 8 de junio del presente año. En una segunda etapa el IAIP revisará físicamente los archivos y verificará qué porcentaje de documentos está sistematizado electrónicamente.

Marlene Alonso destacó que la Ley General de Archivos “llega tarde”, porque era el primer paso a dar antes de la normatividad de transparencia y protección de datos personales.

Recordó que fue aprobada por el Senado de la República el 13 de diciembre de 2017 y el decreto se expidió el 26 de abril pasado, pero aún está pendiente su publicación. Una vez promulgada, entrará en vigor en un año (2019) y las entidades federativas tendrán 12 meses para homologar sus legislaciones.

“Tenemos dos años; estamos a tiempo de coordinar acciones para cumplir, para adecuar la Ley de Archivos del estado, vigente a partir de 2011 y reformada en 2013, y que no nos tomen por sorpresa”, expuso.

La Ley General –indicó– establece las bases mínimas para trabajar adecuadamente en cuanto a conservación, manejo y administración de documentos y abona junto con la Ley Anticorrupción. Un reto es la especialización y profesionalización de quien esté al frente de las áreas administrativas y del archivo, pues no cualquier persona puede estarlo, recalcó.

Asimismo, impone multas y cárcel por sustraer, alterar o mutilar los documentos. El manejo correcto de archivos permite garantizar los derechos humanos, como el acceso a la información pública, a la verdad, a la justicia y a una memoria documental histórica, citó.