La sistematización de archivos, reto de las instituciones y tema de foro internacional

Foto Abraham Paredes

Los archivos históricos que no están sistematizados son tesoros enterrados; en cambio, una vez que son accesibles, la sociedad se apropia de estos elementos de su identidad, afirmó la directora del Archivo Histórico Universitario (AHU) de la UAP, María del Pilar Pacheco Zamudio.

La opinión se dio en el sentido de que hoy en día es prioritario que los archivos –históricos, municipales, parroquiales, médicos, universitarios– formen parte de un proceso de organización, gestión y sistematización que implica, de manera compleja, una conversión de datos a metadatos, es decir, su digitalización.

Dicho tema, informó Pacheco Zamudio durante una entrevista, será abordado en el quinto Foro Internacional de Archivos: el reto de los sistemas de gestión, que será del 24 al 26 de agosto con sede en el edificio Carolino, y organizado por el Consejo estatal de archivos Puebla.


Durante una entrevista, la directora del AHU aclaró que al hablar de digitalización no es tan sencillo, ya que implica algo más amplio, algo así como una teoría de sistemas que permite la articulación, la operación y la gestión de los datos y de sus correspondientes procesos. Por ello, acotó, el reto es que las instituciones –cualquiera que sea su naturaleza– ya no funcionen de una manera aislada sino como un sistema.

La otrora directora de Desarrollo y Normatividad Archivística en el Archivo General de la Nación señaló que existen varios aspectos positivos cuando se trabajan los archivos de esta manera. El primero de ellos es que el primer beneficiado de un archivo organizado es la entidad productora, ya que –entre otros asuntos– permite encontrar la información de una manera rápida y útil.

Otro de los beneficios es que organizar digitalmente los archivos permite cumplir con la Ley de Transparencia, debido a que todos los organismos públicos están sujetos a dar información al usuario externo e interno. Uno de los aspectos más importantes, expuso Pilar Pacheco, es que poner al alcance de la población en general los acervos permite que la sociedad fortalezca su identidad, como sucede con los archivos históricos que han sido sistematizados.

En ese sentido, Elizabeth Palacios López, responsable del acervo del AHU, expuso que el quinto Foro Internacional de Archivos: el reto de los sistemas de gestión reunirá, durante tres días, a especialistas que se han dedicado de lleno al tema de la gestión, instalación, organización y conservación de archivos.

Explicó que como ejemplo será la asistencia de Alejandro Delgado, quien se desenvuelve en Cartagena (España), especialista que abordará el documento digital, un “proceso al que estamos llegando e inevitablemente lo debemos abordar”, como señaló la investigadora del AHU.

Acotó que también participará la española Julia María Rodríguez, encargada de ahondar en los sistemas de organización e identificación de los archivos municipales, espacios que necesitan de una teoría archivística por contener un importante acervo no solo material, sino de configuración identitaria. Otro invitado es Luis Fernando Sierra, de la Universidad de la Salle, en Colombia, quien brindará un taller y una conferencia magistral sobre la administración de archivos, la “contracara” de la gestión de documentos.

 

Metadato como prueba de autenticidad

 

En el caso del Archivo Histórico Universitario, indicó su directora Pilar Pacheco, la digitalización es uno de los proyectos importantes, aunque no es inmediato. Señaló que lo primordial es la consolidación y posterior descripción de los acervos.

Al respecto, la encargada del archivo universitario, Elizabeth Palacios López, explicó que éste se compone de tres fondos. El primero es el Fondo Colegio del Estado, que abarca de 1825 a 1937, y del cual ya se tiene más de 70 por ciento de organizado, por lo que en breve se comenzará con el proceso de descripción e inventario bajo la norma ISAT–6, que permitirá que los datos se conviertan en metadatos y a su vez en una prueba de su autenticidad.

Añadió que el segundo fondo, denominado Universidad de Puebla, ya está avanzado en 95 por ciento, pues tiene una cualidad: que es un fondo cerrado, es decir, que ya está completo en información. El tercero, concluyó, es el Fondo Universidad Autónoma de Puebla, que va de 1956 a 1987 y que se sigue trabajando debido a su naturaleza contemporánea que se va completando.